Koliko dugo firma mora da čuva račune i izvode?

Ulazne i izlazne račune, otpremnice i druge isprave na osnovu kojih se knjiži firma čuva pet godina. Isti rok važi za isprave platnog prometa, odnosno izvode. Pet godina se ne računa od datuma računa, nego od 31. decembra godine na koju se isprava odnosi.

Da li se isplatne liste čuvaju trajno?

Da. Zakon o računovodstvu propisuje da se isplatne liste ili analitičke evidencije zarada čuvaju trajno. One su dokaz o isplaćenim zaradama i bivšim zaposlenima mogu da zatrebaju i decenijama kasnije, na primer pri ostvarivanju penzije.

Da li firma sme sama da uništi staru dokumentaciju kad istekne rok?

Ne sme. Za uništavanje materijala kome je istekao rok čuvanja potrebno je pismeno odobrenje nadležnog javnog arhiva. Firma zato prvo sastavlja popis materijala predloženog za izlučivanje i šalje zahtev arhivu, a tek po odobrenju predaje dokumente na uništavanje.

Koliko košta čuvanje arhive u eksternom arhivskom depou?

Naša procena je 0,2–0,6 € po standardnoj arhivskoj kutiji mesečno, a prijem, indeksiranje, prevoz i izdavanje dokumenata na zahtev obično se naplaćuju posebno. Većina servisa daje cenu na upit, pa tražite ponudu od najmanje dva.

Mogu li da držim arhivu u mini skladištu?

Možete, ako je boks suv, zaključan i pod video nadzorom, a vi vodite arhivsku knjigu i znate šta je u kojoj kutiji. Za manju firmu dovoljan je boks od 1 do 4 m², koji košta oko 30–90 € mesečno. Kako funkcioniše zakup boksa, pročitajte na stranici self storage.

Da li skenirana dokumentacija zamenjuje papirni original?

U većini slučajeva ne. Original sme da se uništi pre isteka roka samo ako se elektronski dokument čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja. Kopije u fascikli na računaru ili na serveru firme taj uslov ne ispunjavaju, pa papir ostaje u arhivi do isteka roka.

Arhiviranje dokumentacije: rokovi, uslovi i cene

Šta znači arhiviranje dokumentacije za firmu

Arhiviranje dokumentacije nije samo odlaganje registratora u podrum. Po Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020), svako pravno lice je stvaralac dokumentarnog materijala i ima niz obaveza.

Prema članu 9 tog zakona, firma mora, između ostalog, da:

obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu materijala;
odredi odgovorno stručno lice za arhivu;
vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
dostavi prepis arhivske knjige nadležnom javnom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za materijal nastao u prethodnoj godini;
pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre fizičkog premeštanja arhive, statusne promene, adaptacije prostora ili digitalizacije;
odabira arhivsku građu i izdvaja bezvredni materijal kome je istekao rok čuvanja.

Firma je dužna i da donese listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (član 14), na koju saglasnost daje nadležni arhiv. Za prekršaje zakon predviđa novčane kazne za pravno lice od 50.000 do 2.000.000 dinara, a za odgovorno lice od 5.000 do 150.000 dinara.

Praktična posledica: ako arhivu selite iz kancelarije u spoljno skladište, mišljenje nadležnog arhiva pribavljate pre selidbe, a ne posle nje.

Rokovi čuvanja dokumentacije po Zakonu o računovodstvu

Za računovodstvenu dokumentaciju rokovi su propisani članom 28 Zakona o računovodstvu („Sl. glasnik RS“, br. 73/2019 i 44/2021). Računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se dokumenti odnose.

Vrsta dokumentacije	Rok čuvanja
Finansijski izveštaji, izveštaji o izvršenoj reviziji, statistički izveštaj	20 godina
Godišnji izveštaj o poslovanju	20 godina
Dnevnik i glavna knjiga	10 godina
Pomoćne knjige	5 godina od zaključivanja
Isprave na osnovu kojih se knjiži (računi, otpremnice, nalozi)	5 godina
Isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama	5 godina
Isplatne liste ili analitičke evidencije zarada	trajno

Primer: fakture iz 2021. godine čuvaju se najmanje do 31. decembra 2026, a glavna knjiga za istu godinu do kraja 2031. Kadrovska dokumentacija (ugovori o radu, rešenja, evidencije) u praksi se čuva trajno ili dugoročno, a tačan rok za vašu firmu određuje lista kategorija. Ako neki drugi propis, na primer poreski ili sektorski, traži duži rok, važi duži. Rokove zato proverite sa knjigovođom i nadležnim arhivom pre nego što bilo šta izlučite.

Izlučivanje: kada sme da se baci

Po članu 16 Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, materijal kome je istekao rok ne sme se jednostavno baciti. Uništava se tek po pismenom odobrenju nadležnog javnog arhiva. Uobičajen redosled je popis materijala za izlučivanje, odluka komisije firme, zahtev arhivu, odobrenje i zapisnik o uništavanju. Poverljive dokumente predajte servisu za bezbedno uništavanje, jer kontejner za papir nije mesto za podatke o zaposlenima i klijentima.

Uslovi za prostor u kome se čuva arhiva

Papir najviše strada od vlage, požara i neurednosti. Prostor za skladištenje arhive treba da ispuni sledeće:

Suvo i stabilno: bez kondenzacije, curenja i podrumske vlage; poželjno je praćenje temperature i vlažnosti.
Protivpožarna zaštita: detektori dima, aparati za gašenje, bez zapaljivih materija u istoj prostoriji.
Police, ne pod: metalni regali, a najniža polica bar desetak centimetara iznad poda, za slučaj izlivanja vode.
Kontrola pristupa: zaključan prostor, video nadzor, spisak ovlašćenih lica.
Zaštita od glodara i insekata: redovna deratizacija i dezinsekcija.
Evidencija: svaka kutija označena brojem koji odgovara arhivskoj knjizi, uz godinu i kategoriju.

Opšte kriterijume za izbor objekta imate u vodiču kako izabrati skladište.

Tri opcije za čuvanje arhive

1. Eksterni arhivski depo

Specijalizovani servisi preuzimaju kutije, indeksiraju ih, čuvaju u klimatizovanom depou i dostavljaju dokument kada vam zatreba. Većina nudi i sređivanje arhive, izradu arhivske knjige, digitalizaciju i uništavanje. Ovo je rešenje za firme sa stotinama kutija ili bez zaposlenog koji bi vodio arhivu.

U Beogradu rade Iron Mountain Srbija, REISSWOLF Srbija (Beograd i Stara Pazova), Document Storage Center, Arhiviraj.com, Arhivicum i AGS Records Management. Oblak Document Solutions ima lokacije u Beogradu i Nišu, u Nišu radi i Moja Arhiva, a u Novom Sadu Nucleo.

2. Mini skladište (self storage)

Za malu firmu, preduzetnika ili knjigovodstvenu agenciju sa nekoliko desetina kutija, zaključan boks je često najjednostavnije rešenje. Arhivu vodite sami, a pristup imate kad god vam treba. Više operatera izričito navodi čuvanje arhive za firme, među njima Tvoj Prostor, Moj Box, Prostore i Moje Skladište, koje navodi hidrantsku i sprinkler mrežu. Pregled svih operatera je na stranici mini skladišta u Beogradu.

3. Sopstveni magacin ili prostorija

Ima smisla kada arhivu već držite uz zalihe robe ili kada vam veći prostor treba iz drugih razloga. Tada sami snosite troškove polica, protivpožarne opreme i obezbeđenja. Cene po m² su na stranici cena iznajmljivanja skladišta, a pre potpisivanja pročitajte vodič o ugovoru o zakupu magacina.

Koliko košta skladište za arhivu

Opcija	Cena mesečno	Šta ulazi u cenu
Arhivski depo	procena 0,2–0,6 € po kutiji	samo čuvanje; prijem, indeksiranje, prevoz, izdavanje dokumenata, skeniranje i uništavanje posebno
Mini skladište 1 m²	29–60 €	zaključan boks, pristup, nadzor
Mini skladište 2–4 m²	oko 45–90 €	isto, dovoljno za manju firmu sa sopstvenom arhivom

Konkretni primeri, prema cenovnicima na sajtovima operatera (septembar 2026):

Document Storage Center navodi skladištenje 2.500 dokumenata od 1 € mesečno.
Private Box: Minibox 1 × 1 m od 29 € mesečno, sa PDV-om.
Moj Box: Mikro 1 m² za 45 €, Mini 4 m² za 69 € mesečno.
Royal Storage: M boks od 3 m² za 7.700 dinara mesečno, sa PDV-om.

Ostali arhivski servisi daju cenu na upit. Proverite i da li je cena iskazana sa PDV-om, o čemu više piše u vodiču o PDV-u i porezima na zakup.

Računica: 100 ili 400 kutija

Standardna arhivska kutija prima pet registratora. Orijentaciono:

100 kutija: u depou oko 20–60 € mesečno, uz jednokratnu naknadu za prijem. U mini skladištu to je boks od oko 2 m² sa regalima, 45–69 € mesečno. Razlika je mala, pa odlučuje koliko često vadite dokumente.
400 kutija: u depou oko 80–240 € mesečno. U self storage boksu trebaće vam nekoliko m², regali i neko ko vodi evidenciju. Ovde je depo obično isplativiji, jer dobijate indeksiranje i dostavu, a ne samo prostor.

Ako niste sigurni koliko prostora zauzima vaša arhiva, pomoći će vodič koliko prostora mi treba.

Digitalizacija kao dopuna

Skeniranje olakšava pretragu, ali po pravilu ne ukida obavezu čuvanja papira. Izuzetak propisuje član 6 Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti: izvorni dokumentarni materijal može se uništiti i pre isteka roka ako se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata. Obično skeniranje na serveru firme nije to. Pre digitalizacije pribavite mišljenje nadležnog arhiva, jer i to spada u obaveze iz člana 9.

Razuman pristup za većinu firmi: aktivnu dokumentaciju iz poslednje dve do tri godine digitalizujte za svakodnevni rad, a papir čuvajte u depou ili boksu dok ne istekne rok.

Kontrolna lista pre selidbe arhive

Proverite da li imate usvojenu listu kategorija sa rokovima čuvanja.
Ažurirajte arhivsku knjigu i numerišite kutije.
Izlučite materijal kome je istekao rok, uz odobrenje arhiva.
Pribavite mišljenje nadležnog arhiva pre premeštanja arhive na novu lokaciju.
Uporedite bar dve ponude: depo i mini skladište.
U ugovoru proverite odgovornost za štetu, osiguranje i rok za izdavanje dokumenata.
Zadržite spisak: koja kutija je gde i ko ima pristup.

Uporedne ocene arhivskih servisa i skladišta su na rang-listi.

Arhiviranje dokumentacije i skladištenje poslovne arhive